Управління по цілях KPI

Особливості enterprice perfomance management (epm) системи

В основі алгоритмів «Управління по цілям и KPI» лежить кілька методик та інструментів для оцінки ефективності корпорації: Business Performance Management, Key Performance Indicators (KPI), Balanced Scorecard (або ССП), Управління по цілям MBO.

Використання цих інструментів дозволяє систематизувати процес управління підприємством, підвищити ефективність стратегічного планування та результативність його практичної реалізації, перевести стратегію на просту, зрозумілу всім співробітникам мову, мову конкретних завдань та ініціатив, що суттєво підвищує їх виконавчу дисципліну і мотивацію. Досягається це завдяки доведенню стратегічних цілей і розподілу завдань до кожного співробітника підприємства.

Переваги продукту.

Використання конфігурації «Управління по цілях и KPI» для реалізації принципів збалансованої системи показників та управління по цілям має наступні переваги:

• зручність постановки єдиної системи цілей для відділів, проектних команд, окремих співробітників. Реалізовано каскадування стратегії до найнижчого рівня ієрархії підприємства;
• повна автоматизація системи оцінки персоналу за заздалегідь визначеними моделями оцінювання;
• зручність розрахунку премій і винагород для співробітників, оскільки є можливість гнучкого налаштування варіативної частини заробітної плати та бонусів;
• можливість в реальному часі оцінювати ключові показники діяльності всіх відділів і компанії в цілому, аналізувати стан досягнення стратегічних цілей та показників;
• відображення інформації в зрозумілому для користувачів вигляді;
• можливість налаштувати обмін даними з зовнішнім базою (наприклад, Visual FoxPro або Microsoft SQL Server);
• повна конфіденційність всіх даних, налаштування анонімного оцінювання;
• звичний зрозумілий інтерфейс.

Методологічна основа програмного рішення

У програмі передбачені дієві інструменти для оцінки ефективності всього бізнесу. Для цього використовується збалансована система показників.

Збалансована система показників (Balanced Scorecard (BSC)) — це система менеджменту, розроблена на початку 1990-х років Робертом Капланом і Девідом Нортоном. Її призначення — забезпечити чіткіше формулювання стратегічних планів та їхню реалізацію — є ширшим за призначення систем, які лише вимірюють фінансові показники.

Збалансована система показників — джерело інформації як щодо внутрішніх процесів на підприємстві, так і щодо їхніх зовнішніх наслідків.

Конкурентні переваги набагато важче здобути лише за рахунок ефективного фінансового менеджменту та інвестицій у фізичні активи. Здатність компанії мобілізувати і використовувати свої нематеріальні активи стає більш значущим фактором у сучасному світі з економічними кризами, періоди між якими стають все менше, а наслідки все важчими. В умовах жорсткої ринкової конкуренції інформаційного періоду найважливішим є довгостроковий розвиток, основні фактори якого – грамотне стратегічне управління, ефективність бізнес-процесів, капітал компанії, втілений  у знаннях і кваліфікації співробітників, здатність організації утримувати і залучати нових клієнтів, корпоративна культура, що заохочує інновації та організаційні поліпшення, інвестиції в інформаційні технології. Саме ці завдання можуть бути реалізовані за рахунок використання програмного продукту “Управління по цілям і KPI”, в якому на методологічному рівні реалізовані зазначені принципи та ідеології.

Функціональні можливості

«Управління по цілям и KPI» – система стратегічного управління бізнесом. У конфігурації передбачений функціонал для вирішення основних завдань топ-менеджерів:

• моніторингу та автоматизації бізнес-процесів планування та підведення підсумків за результатами роботи у звітному періоді;
• аналізу продуктивності співробітників при виконанні тих чи інших завдань згідно з затвердженими моделями планування та показниками діяльності;
• інформування співробітників про завдання компанії та контроль їх виконання;
• управління та координації роботи персоналу (керівників, підлеглих, окремих служб, відділів, проектних команд).

Детально ознайомитися з можливостями продукту можливо, переглянувши відео огляди.

Частина 1. Управление по целям и KPI. Часть 1. Сбалансированная система показателей, модели планирования.

Частина 2. Управление по целям и KPI. Часть 2. Подвидение итогов в конце отчетного месяца, начисления и отчеты.

Порядок впровадження.

Впровадження програмного продукту “Управління по цілям і KPI” суттєво відрізняється від впровадження інших продуктів сімейства на платформі 1С Підприємство в зв’язку з тим, що рішення, як зазначалося вище, побудовано на методології збалансованої системи показників та управлінні по цілям, що робить необхідним, в першу чергу, розроблення самої стратегічної карт підприємства та визначення з архітектурою показників та зв’язків між ними. Рішення є лише інструментом для реалізації потужної методології стратегічного управління підприємством.

В зв’язку з цим, ми пропонуємо на початку проекту, під час проведення попереднього обстеження,  робочій групі від підприємства пройти практикум «Збалансована система показників (BSC), управління по цілям (MBO) і на основі ключових показників діяльності (KPI). Практичні аспекти реалізації з використанням продукту «Управління по цілям і KPI. Редакція 2.х ». Особливістю практикуму є поєднання розгляду теоретичні аспектів зазначених методологій з їх практичною реалізацією в програмному рішенні, що дозволяє керівникам проектів від Замовника оцінити, наскільки методологічні рішення підприємства (стандарти, моделі тощо) можливо буде реалізувати у прикладному рішенні.
Проходження практикуму дозволить робочій групі підприємства глибоко ознайомитися з принципами роботи програмного рішення та особливостями реалізації методології збалансованої системи показників, що суттєво підвищить ефективність проекту впровадження, який у свою чергу складається з наступних етапів:

Попереднє обстеження.

Для прийняття обґрунтованого рішення про впровадження програмного продукту або для уточнення вимог з доопрацювання програмного продукту і визначення трудомісткості окремих завдань, з формуванням вимог для адаптації автоматизованої системи обліку ми пропонуємо скористатися послугою «Попереднє обстеження». Концепція послуги вибудувана нами з урахуванням аgile-підходу, який має на увазі демонстрацію можливостей адаптації типового програмного продукту до існуючої у замовника методології та поступове нарощування функціоналу комплексної автоматизованої системи. Ознайомитися з опитувальним листом можна за посиланням.

Формування робочої групи.

Замовник формує робочу групу за участю представників HR-служби, фінансового департаменту (функціональні замовники), представників ІТ-служби (технічні замовники), а також інших зацікавлених осіб. На кожному з етапів оглядового навчання можуть бути присутніми різні представники робочої групи в залежності від їх ролі на проекті. Виконавець проводить інтерв’ю робочої групи для обговорення вимог до автоматизованої системи, форм використовуваних документів, основних бізнес-процесів.

Кейс для прототипу

Робоча група Замовника формує і передає Виконавцю кейс для настройки прототипу з використанням типового функціоналу системи, як правило 2-3 різних показника діяльності. Зазвичай передається інформація про структуру основних бізнес-процесів, форми використовуваних документів, інформація про організаційну структуру компанії і інформація про вже існуючих автоматизованих системах (наприклад, для перевантаження структури компанії – розрахунки мотиваційної частини співробітників, планові і фактичні дані за цільовими показниками та інше).

Налаштування прототипу відповідно до методології замовника

Виконавець робить налаштування прототипу з використанням типового функціоналу програмного продукту з урахуванням наданого кейса і особливостей методології Замовника. Також, на даному етапі додатково можуть обговорюватися питання про деталі наданого кейса, які виникають у Виконавця.

Впровадження та навчання співробітників

Виконавець і Замовник узгоджують графік зустрічей для проведення оглядового навчання робочої групи Замовника роботі з типовим функціоналом програмного продукту з використанням налаштованого прототипу. Зустрічі проводяться в дистанційному режимі із застосуванням телекомунікаційних каналів зв’язку (skype, вебінарние майданчики і т.п.), або іншим визначеним способом. Кількість зустрічей залежить від складності наданого кейса і від характеру поставленого завдання. Як правило, потрібно не менше 4 зустрічей по 1,5 години. Проектний консультант з боку Виконавця демонструє налаштований кейс і проводить оглядове навчання роботи з типовим функціоналом системи, відповідає на виниклі у Замовника питання і фіксує побажання по функціоналу автоматизованої системи.

Узгодження і передача підсумкової версії звіту

Виконавець формує та передає Замовнику на узгодження попередню версію звіту, який містить опис вимог з доопрацювання програмного продукту, опис бізнес-процесів, опис обмінів даними з існуючими системами. Замовник зі свого боку формує зауваження або направляє список питань для додаткового обговорення. Після узгодження підсумкової версії звіту Виконавець формує кошторис і план впровадження проекту.

Результатом попереднього обстеження повинно бути:

• представники робочої групи (функціональні замовники) отримують наочне уявлення можливостей автоматизації існуючих в компанії бізнес-процесів з використанням автоматизованої системи;
• замовник отримує звіт, що містить в собі опис вимог з доопрацювання програмного продукту, опис бізнес-процесів, опис обмінів даними з існуючими системами, кошторис і план впровадження проекту.
• Інсталяція продукту.
• Первинне налаштування довідників, інтеграція.
• Налаштування моделей планування, розрахунків відповідно до розроблених на підприємстві стандартів і підходів та за результатами підготовки прототипу.
• Тестування роботи алгоритмів та програмного забезпечення в період дослідної експлуатації, як правило, в межах декількох тестових підрозділів протягом 2-3-х місяців.
• Навчання співробітників за межами робочої групи.
• Промислова експлуатація.

Вартість

Вартість програмного продукту «Управління по цілям і KPI» – 16500 грн.

Вартість впровадження розраховується в процесі перед проектного дослідження, направленого на виявлення ступеня реалізації методології збалансованої системи показників на підприємстві, наявності готових моделей планування, стратегічної карти і т.ін.

Вартість участі у практикумі – 4200 грн. Для корпоративних клієнтів існує система знижок. Можливо проведення семінару на території підприємства.

Заняття проводяться при формуванні груп 4-5 осіб, що є найбільш ефективним для такого формату занять. Термін – 2 дні. Передбачені перерви на обід та кофе брейки.

Записатися на практикум можливо надіславши лист на адресу info@vamark.com.

Програма практикуму

• Моделі розвитку організації (Л. Грейнера, І. Адізеса).
• Концепція Збалансованої системи показників (в рамках програмного продукту), перспективи ССП
• Методологія впровадження ССП.
• Розробка стратегії, перспективи, стратегічні цілі. Практична робота №1 «Розробка стратегічних цілей».
• Стратегічна карта. Практична робота №2 «Розробка стратегічної карти».
• Управління цільовими показниками (показники, стандарти, SMART завдання). Практична робота №3 «Розробка цільових показників і стандартів».
• Стратегічні ініціативи.
• Практична робота №4 «Розробка стратегічних ініціатив (проектів)».
• Управління винагородою. Профілі, моделі планування. Планування діяльності
• Формування змінної частини заробітної плати. Види нарахувань, формули нарахувань
• Взаємозв’язок довідників, документів і регістрів відомостей
• Практична робота №5 «Розробка моделей планування та видів нарахувань»
• Процесні моделі в рамках збалансованої системи показників. Управління нарадами.