Як ми працюємо?
Характерною відмінністю від інших підрядників та особливістю впровадження програмного продукту BAS Документообіг КОРП нашою компанією є використання сучасних принципів та філософії розроблення і впровадження програмних продуктів Agile., що дозволяє в короткі терміни реалізовувати проекти впровадження будь-якої складності.
В таблиці наведено основні етапи впровадження та їх зв’язок з принципами Agile
| Етап впровадження | Результат | Терміни, чол./год. | Принцип Agile |
| Обстеження підприємства, включає інтерв’ю з ключовими співробітниками, які відповідають за (є власниками) процесів управління документами, заповнення базових довідників, розроблення класифікатора документів підприємства. (Ми використовуємо авторську методику обстеження, розроблену та апробовану нашими фахівцями). | Короткий звіт (пропозиція) щодо послідовності впровадження (документи, процеси) | 40 – 60 | Тісне, щоденне спілкування замовника з розробниками протягом усього проекту; рекомендований метод передачі інформації – особиста розмова (обличчям до обличчя); |
| Розроблення Паспорту процесу (документу) та погодження з замовником. Ми не розробляємо «талмуди» документації, яку ніхто не читає | Паспорт процесу (5-6 стор.), який є варіантом «легкого» технічного завдання для подальшої автоматизації | 8 – 10 (один процес) | Простота – мистецтво не робити зайвої роботи; постійну увагу поліпшенню технічної майстерності і зручному дизайну; |
| Налаштування процесу в системі (налаштування маршруту, розроблення шаблонів файлів, документів, видів документів), тестування процесу в умовах можливих змін | Робочій процес в системі, шаблони документів та файлів | 18 – 24 (один процес) | Постійна адаптація до обставин, що змінюються. |
| Розроблення інструкцій користувачів для підвищення їх кваліфікації та знань системи | Інструкції користувачів, які є учасниками процесів | 4 – 8 (один процес, в залежності від його складності) | Постійну увагу поліпшенню технічної майстерності |
| Навчання користувачів, ми навчаємо не за загальними інструкціями системи, а за конкретними для кожного користувача під кожний процес. Ми аналізуємо практичні побажання користувачів в процесі навчання | Кваліфіковані користувачі програми | 4 – 6 для кожного процесу(в залежності від складності процесу і кількості його учасників) | Команда повинна систематично аналізувати можливі способи поліпшення ефективності і відповідно коригувати стиль своєї роботи |
| Коригування процесів та інструкції і паспортів за результатами навчання та отримання зворотного зв’язку. | Ефективний, працюючий процес | 6 – 8 (один процес) | Вітання змін вимог навіть в кінці розробки (це може підвищити конкурентоспроможність отриманого продукту) |
| Поетапний запуск налаштованих процесів (документів). Ми не чекаємо завершення всього проекту. | Швидкий початок промислової експлуатації | Задоволення клієнта за рахунок ранньої і безперебійної поставки цінного програмного забезпечення; часта поставка робочого програмного забезпечення (кожного місяця або тижня або ще частіше); працююче програмне забезпечення – кращий вимірювач прогресу; |
Основний принцип впровадження системи документообігу – від простого до складного. Саме тому, ми починаємо автоматизацію з відносно простих з погляду критичності в роботи підприємства, процесів та документів (наприклад, службові записки і т.ін.), в той же час охопивши максимальну кількість користувачів. Це дає змогу підвищити їх кваліфікацію щодо роботи в системі, зменшити «психологічне» навантаження при переході від паперового до електронного документообігу, що суттєво збільшує шанси та ефективність подальшого впровадження більш складних документів та процесів.
В нашій команді працюють кваліфіковані співробітники, які мають величезний досвід впровадження систем такого класу у різних галузях промисловості.